How to run a small project

วินสตันเชอร์ชิลล์เคยพูดไว้ว่า “คนที่ทำแผนทำได้ดีกว่าคนที่ไม่ได้วางแผนแม้ว่าพวกเขาจะไม่ทำตามแผนของพวกเขา” สิ่งนี้เป็นจริงสำหรับทุกโครงการโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับโครงการขนาดเล็ก ด้วยเส้นตายและขอบเขตที่แน่นหนาที่เขียนไว้ในบุหรี่ Epicrifal จำนวนหนึ่งมีเพียงสิ่งล่อใจครั้งใหญ่

ผู้จัดการโครงการมักจะมีบทบาท จำกัด เวลาในการวางแผนและควบคุม โครงการขนาดเล็กมีศักยภาพเดียวกันสำหรับความเสี่ยงและความท้าทายเช่นเดียวกับภารกิจที่สำคัญ; ในความเป็นจริงถูกเรดาร์เพื่อควบคุมดูแลผู้บริหารระดับสูงอาจขยายบางประเด็น

ที่นี่เราจะดูความท้าทายบางอย่างที่อาจส่งผลกระทบต่อโครงการขนาดเล็กโดยเฉพาะและวิธีบรรเทา

รถเมล์นับ

จะเกิดอะไรขึ้นถ้าผู้เชี่ยวชาญที่เป็นหัวหน้าลงจากรถบัสหรือป่วยน้อยลงหรือตกเป็นเหยื่อ? มีเพียงคนเดียวที่มีทักษะที่ถูกต้องเป็นความเสี่ยงสูง สิ่งนี้มีแนวโน้มที่จะเกิดขึ้นในโครงการขนาดเล็กเนื่องจากมีผู้คนน้อยลงและทีมอาจมีบทบาทเพิ่มขึ้นเป็นสองเท่า ในบางแวดวงการจัดการโครงการนี้เรียกว่าการนับอย่างง่าย โครงการอาจสูญหายได้ก่อนที่ผู้คนจะไม่สามารถบรรลุเป้าหมายสุดท้ายได้ ยิ่งทีมมีฝีมือมากเท่าไหร่ก็ยิ่งมีจำนวนรถบัสมากเท่านั้น

เป็นสิ่งสำคัญที่นี่เพื่อระบุทักษะที่สำคัญและการคำนวณรถบัสในระหว่างกระบวนการวางแผน โปรดจำไว้ว่าแผนฉุกเฉินเพื่อแบ่งปันบทบาทภายในทีม เพิ่มความเสี่ยงและความไม่แน่นอนสำหรับกลุ่มแกนพวงมาลัย เตือนพวกเขาล่วงหน้าและหากสิ่งที่เลวร้ายที่สุดเกิดขึ้นพวกเขาจะเต็มใจช่วยมากกว่า

ความเสี่ยง

ผลที่ตามมาอาจส่งผลกระทบต่อชื่อเสียงของธุรกิจก่อให้เกิดผลกระทบต่อโครงการอื่น ๆ หรือชะลอความพร้อมของผลิตภัณฑ์ใหม่ สำหรับโครงการขนาดเล็กมันถูกล่อลวงให้ดูเบาความเสี่ยงหรือล้มเหลวในการดำเนินการประเมินความเสี่ยงและการบรรเทาที่เหมาะสม

ผู้จัดการโครงการจะต้องทำการประเมินความเสี่ยงที่มีประสิทธิภาพสำหรับแต่ละโครงการและรายละเอียดความเสี่ยงและการลดความเสี่ยงในบันทึกความเสี่ยง โดยการประเมินความเสี่ยงและเปิดกว้างกับกลุ่มแกนนำผู้จัดการโครงการสามารถปรับปรุงทัศนวิสัยและการจัดการความเสี่ยง

ขอบเขตคืบ

แน่นอนว่าขอบเขตการคืบสามารถเกิดขึ้นได้ทุกเมื่อในทุกโครงการ อย่างไรก็ตามมีแนวโน้มมากกว่านี้หากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียไม่เข้าใจบทบาทของพวกเขาหรือไม่ได้รับการปรึกษาอย่างถูกต้องตามข้อกำหนดและเป้าหมายของโครงการ หากชั่วโมงทรัพยากรและเวลาโดยรวมต่ำเพียงเล็กน้อยการรับฟังก์ชั่นเพิ่มเติมอาจทำได้ยากแม้ว่าจะใช้เวลาเพียงหนึ่งสัปดาห์ก็ตาม

โครงการขนาดเล็กควรปฏิบัติตามแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการขอบเขตโดยมีเป้าหมายและข้อกำหนดระดับสูงที่กำหนดไว้ในระยะเริ่มต้นและแบ่งปันกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ฟังก์ชั่นโดยละเอียดจะต้องได้รับการเห็นชอบกับผู้เชี่ยวชาญเรื่องและเขียนลงในบันทึกการเปลี่ยนแปลงโดยการเห็นด้วยกับกลุ่มการกำหนดขอบเขต

การมอบหมายผู้จัดการโครงการ

ในโครงการขนาดเล็กผู้จัดการโครงการอาจมีบทบาทเป็นส่วนหนึ่งของทีมงานโครงการ บางทีหนึ่งในสมาชิกในทีมปรารถนาที่จะถ่ายโอนไปยังการจัดการโครงการหรือผู้จัดการโครงการที่มีประสบการณ์กำลังมองหาการรีเฟรชทักษะทางเทคนิคของพวกเขา ในกรณีก่อนหน้านี้เวิร์กโหลดมีแนวโน้มที่จะเป็นปัญหา หากภารกิจของสมาชิกทีมหยุดลงการวางแผนและการควบคุมมีแนวโน้มที่จะได้รับความเสียหาย

ธุรกิจที่มองไปข้างหน้าจะใช้โอกาสเช่นโครงการขนาดเล็กเพื่อช่วยสมาชิกในทีมพัฒนาอาชีพของพวกเขา จะต้องมีการจัดการอย่างถูกต้องผ่านการฝึกอบรมและให้คำปรึกษา ผู้จัดการโครงการรุ่นเยาว์ต้องได้รับคำปรึกษาจากผู้ที่มีประสบการณ์ซึ่งสามารถให้คำแนะนำเกี่ยวกับปัญหาภาระงานและแนะนำให้พวกเขาต้องทำซ้ำงานหรือขอความช่วยเหลือ

หน้าที่และความรับผิดชอบ

วินัยนี้ง่ายต่อการหลีกเลี่ยงเมื่อผู้บริหารระดับสูงไม่สนใจจริง ๆ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเรียกร้องให้มีการเร่งโครงการโดยเร็วที่สุด

ผู้จัดการโครงการสามารถกำหนดวิธีการคล้าย PRINCE2 โดยใช้ความยืดหยุ่นที่คาดการณ์ไว้ในการอัพเดต PRINCE2 2017 เพื่อปรับให้เข้ากับขนาดและขอบเขตของโครงการ วิธีการดังกล่าวจะทำให้พวกเขามีความน่าเชื่อถือและมั่นใจว่าผู้บริหารระดับสูงผู้มีส่วนได้เสียและกลุ่มแกนนำจะมีบทบาทในโครงการ

การจัดสรรทรัพยากรต้องการการสนับสนุนผู้บริหารระดับสูงซึ่งอาจเป็นเรื่องที่ท้าทายสำหรับโครงการขนาดเล็ก เนื่องจากข้อผูกพันอื่น ๆ และโครงการอื่น ๆ มันอาจเป็นเรื่องยากที่จะทำให้ทั้งทีมพร้อมใช้งานในจุดเดียวกันถ้าเห็นว่ามีความสำคัญน้อยก็อาจเห็นโครงการขนาดเล็กเพื่อกำหนดเป้าหมายทรัพยากรที่ผิดกฎหมาย.

Leave a Comment