আগের দিনগুলির অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারগুলির চেয়ে বৃহত্তর সামগ্রিক সুযোগের জন্য আজকাল অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমগুলিকে আরও সঠিকভাবে এন্টারপ্রাইজ রিসোর্স প্ল্যানিং সিস্টেম (ERP সিস্টেম) হিসাবে উল্লেখ করা হয়। এই সফ্টওয়্যার স্যুটগুলিতে অপ্রয়োজনীয়তা এবং ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলিতে বিলম্ব হ্রাস করার সম্ভাবনা রয়েছে, সংস্থাকে কম কর্মচারী এবং কম সময়ে আরও বেশি কাজ করার সুযোগ দেয়।

বেশিরভাগ সংস্থাগুলি ইআরপি সিস্টেমগুলি সম্পর্কে চিন্তাভাবনা শুরু করার পরে, তারা সাধারণত ইতিমধ্যে লেনদেনের একটি উল্লেখযোগ্য অংশ পরিচালনা করে। যে কোনও আপগ্রেড সম্পাদন করা প্রায়শই অস্থায়ীভাবে বিভিন্ন ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার বর্তমান প্রবাহকে বাধাগ্রস্থ করবে, যা স্বল্প-মেয়াদী লক্ষ্যগুলির জন্য খারাপ হতে পারে।

যেমনটি আমরা জানি, দুর্ভাগ্যক্রমে অনেকগুলি ব্যবসা স্বল্প মেয়াদে পুনরুদ্ধার করে, যা সাধারণত কোনও আপগ্রেডের জন্য উল্লেখযোগ্য পুশব্যাকের দিকে পরিচালিত করে। তবে, বেশিরভাগ ক্ষেত্রে আপগ্রেডগুলি সার্থক, এবং ফলস্বরূপ ডেটা অটোমেশন সংস্থাগুলিকে তাদের মূল দক্ষতা এবং বৃদ্ধিতে আরও ভাল ফোকাস করতে দেয়।

আপনি যদি ERP সিস্টেমের সাহায্যে আপনার সংস্থার দীর্ঘমেয়াদী সম্ভাবনাগুলি উন্নত করতে চান তবে এই জাতীয় আপগ্রেডের অসুবিধা হ্রাস করার পদক্ষেপ এখানে।

১) প্রথমে আপনার আপগ্রেডের প্রয়োজন কেন তা বুঝুন

অনেক ব্যবসায় এই ভুলটি করে, যার ফলে একটি নতুন সিস্টেমে অপ্রয়োজনীয় এবং ব্যয়বহুল পরিবর্তন হয়। এটির জন্য আপগ্রেড করতে চান বা প্রত্যেকেই এটি করছে। যদি সম্ভব হয় তবে আপনার বর্তমান ক্ষমতাগুলির অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষণ হ’ল আপনি সুনির্দিষ্টভাবে একটি নতুন ইআরপি সিস্টেম সমাধান করতে চান এমন অঞ্চলগুলি খুঁজে পেতে পারেন।

২) আপনার আপগ্রেডের উদ্দেশ্যে উদ্দেশ্যগুলির একটি তালিকা রাখুন

আপনি আপনার ব্যবসায়ের যে ক্ষেত্রগুলিকে উন্নতি করতে চান তা মূল্যায়ন করার পরে আপনি আপনার আপগ্রেড কৌশলটি আন্তরিকতার সাথে পরিকল্পনা করতে পারেন। এর প্রায়শই ইআরপি আপগ্রেডকে সফল করতে সক্ষম হওয়ার উদ্দেশ্যে নির্দিষ্ট উদ্দেশ্যগুলির একটি সেট করা হয়। সাফল্যের জন্য আপনার নিজস্ব মেট্রিকগুলি তৈরি করতে আপনি অন্যান্য শিল্পের বিষয়ে উল্লেখ করতে পারেন।

৩) আপনার কর্মীদের প্রয়োজনীয়তা বিবেচনা করুন

এটি আদর্শ ইআরপি প্রযুক্তির সাথে নিকৃষ্ট এবং এটি আপনার ইআরপি সিস্টেম বিক্রেতাদের এবং প্রয়োগকারীদের আপনার সংস্থাকে প্রশিক্ষণ এবং ব্যাকএন্ড সমর্থন সরবরাহ করতে সক্ষম। কিছুটা প্রশিক্ষণের জন্য এমনকি সহজতম ইআরপি সিস্টেমকে কার্যকরভাবে ব্যবহার করতে হবে। বিক্রেতারা যদি পর্যাপ্ত প্রশিক্ষণ বা সহায়তা সরবরাহ করতে অক্ষম হন তবে এর অর্থ এই হতে পারে যে নতুন সিস্টেমটি বাতিল হতে পারে। অনেক ক্ষেত্রে প্রশিক্ষণের অভাবে ইআরপি ব্যবস্থা নিজেই কোনও সংস্থার মধ্যেই সমাধানের পরিবর্তে অদক্ষতার উত্স হয়ে উঠেছে।

৪) আপনার কতগুলি কাস্টমাইজেশন প্রয়োজন হবে তা মূল্যায়ন করুন

প্রতিটি ব্যবসা আলাদা। আপনার যদি বিশেষত সেট রয়েছে, তবে এটি “আউট-অফ-বক্স” ব্যবহার করতে পারেন এমন আপনার ইআরপি স্যুটগুলির সংখ্যা হ্রাস করতে পারে বা আপনার ব্যবসাকে কিছুটা কাস্টমাইজেশন করতে সক্ষম হতে পারে।

কাস্টমাইজেশন প্রায়শই বিপুল সংখ্যক ব্যবসায় কর্তৃক দাবি করা হয়, তবে বেশিরভাগ ক্ষেত্রে এটি অপ্রয়োজনীয় এবং কেবলমাত্র বিভিন্ন বিভাগের দ্বারা এর গুরুত্বের ফলস্বরূপ। তবে অন্যান্য ক্ষেত্রে আপগ্রেডকে সার্থক করার জন্য কিছু অপ্টিমাইজেশান একেবারে সমালোচিত হতে পারে। আপনার প্রয়োজনগুলির মধ্যে কোনটি আরও সহজে কাস্টমাইজ করতে পারে তা দেখতে বিভিন্ন সিস্টেমে কেনাকাটা করার বিষয়টি নিশ্চিত হন।

৫) একটি বাজেট সেট করুন

আপনার ব্যবসায়ের বিভিন্ন স্বাস্থ্য পরিস্থিতি নির্ধারণ করবে আপনি কোনও ইআরপি সিস্টেম আপগ্রেডে কতটা ব্যয় করতে পারবেন। এই দিনগুলিতে, তবে অবশ্যই কম দামে এবং বিভিন্ন ধরণের বিনামূল্যে ইআরপি স্যুট রয়েছে যা আপনার প্রয়োজনের সাথে সামঞ্জস্য হতে পারে। তবে, প্রয়োজনে কাস্টমাইজেশনটি আরও আলাদা করে রাখা হয়েছে কিনা তা নির্ধারণ করার চেষ্টা করা উচিত।

)) একটি ইআরপি সিস্টেম চয়ন করুন যা আপনার লক্ষ্যগুলি, কর্মী এবং সহায়তার প্রয়োজনগুলি পূরণ করে, যার জন্য ন্যূনতম স্বনির্ধারণের প্রয়োজন।

বিভিন্ন সিস্টেমের আশেপাশে কেনাকাটা এবং মূল্যায়ন করার পরে, আপনি যা পছন্দ করেন তা আপনার উদ্দেশ্যগুলি যেমন আপনার কর্মী এবং সহায়তা প্রয়োজনের সাথে মেলে তা নিশ্চিত করুন। কিছু ব্যবসায় একা দামের ভিত্তিতে বা কোনও বিক্রয়কর্তা যে অফার করেছিলেন এটিই প্রথম সিস্টেমের ভিত্তিতে একটি ইআরপি সিস্টেম বেছে নেওয়ার ভুল করে।

যে কোনও ক্ষেত্রে, এটি নিশ্চিত করা গুরুত্বপূর্ণ যে যে কোনও সিস্টেমটি নির্বাচিত হয়েছে, এটির নূন্যতম ডিগ্রি রয়েছে সম্ভাব্য, এবং সম্ভব হলে অপ্টিমাইজেশন নেই। অপরিকল্পিত অপ্টিমাইজেশান আপগ্রেডগুলি প্রকল্পগুলিকে ন্যূনতম রিটার্নের জন্য আরও ব্যয়বহুল করে তোলে এবং সিস্টেমের অস্থিরতার জন্য সম্ভাব্যতা বাড়িয়ে তোলে, বিশেষত যখন সংস্থাটি পরীক্ষার এবং উন্নতির জন্য সময় দিতে প্রস্তুত হয় না।